(c) Scott Graham / Unsplash
СТАТЬЯ
5 типичных ошибок при оформлении документов для инкассации
Инкассация – важный процесс для любого бизнеса, работающего с наличными деньгами. Однако даже опытные бухгалтеры
и кассиры иногда допускают ошибки при оформлении сопроводительных документов. Разберем самые распространенные
из них и узнаем, как их избежать.
1. Неточности в указании сумм
Одна из самых критичных ошибок — расхождение между фактической суммой и суммой, указанной в
документах. Часто это происходит из-за спешки или невнимательности при пересчете денег. Важно
помнить, что суммы должны быть указаны как цифрами, так и прописью, причем обязательно должно
быть полное соответствие между ними.
- Выделяйте достаточно времени на подготовку документов. Загруженный множеством дел
сотрудник с большей вероятностью допустит ошибки, так как будет думать о другом.
- Проводите тщательный двойной пересчет денежных средств. Используйте калькулятор для точных
подсчетов, незавимисо от того насколько хорошо вы считаете в уме.
- Привлекайте второго сотрудника для контроля. Обязательно проверяйте соответствие суммы,
написанной цифрами и прописью.
- Заведите чек-лист с порядком проверки документов, который будет включать обязательную
сверку сумм.
- Внедрите практику перекрестной проверки документов, чтобы минимизировать человеческий
фактор и снизить риск ошибок при оформлении инкассаторских документов.
2. Отсутствие обязательных подписей
Каждый документ должен содержать подписи ответственных лиц. Нередко в спешке забывают поставить подпись кассира или получить подпись руководителя. Отсутствие хотя бы одной подписи может привести к отказу в приеме денег инкассаторами.- Внедрите двойную проверку документов перед передачей инкассаторам.
- Пусть другой сотрудник отвечает за проверку подписи.
3. Некорректное заполнение даты и времени
Правильное указание даты и времени составления документов — не просто формальность. Это важный элемент безопасности и контроля. Ошибки в датах могут привести к путанице в бухгалтерском учете и сложностям при последующих проверках.Используйте программное обеспечение для автоматизации процесса.
4. Исправления в документах
Любые исправления в сопроводительных документах недопустимы. Даже если ошибка кажется незначительной, документ необходимо заполнить заново. Зачеркивания, помарки или корректировки могут стать причиной отказа в приеме денежных средств.- У сотрудника должно быть достаточно времени для заполнения документов. Это время должно
быть выделено эксклюзивно для заполнения ведомости.
- Используйте специальное программное обеспечение, которое позволит избежать 99% ошибок.
5. Несоответствие фактического количества купюр указанному в ведомости
При формировании сумок важно правильно указывать количество купюр каждого номинала. Расхождения между фактическим количеством и данными в ведомости приводят к дополнительным проверкам и задержкам в работе.- Делайте минимум двойной пересчёт купюр.
- Подключайте дополнительного сотрудника.
- Регулярно проводите инструктаж сотрудников по правилам оформления документации.